Integrando el conocimiento organizativo en la IA Generativa. Crónica irreverente sobre cómo pasar del PDF a la IA sin dar vergüenza

Vamos a dejarnos de cuentos.Tener datos no es tener conocimiento.
Puedes tener un servidor que pese más que la autoestima de Elon Musk, con teras, petas, exas o yottas de PDFs, excels, powerpoints con logos antiguos… y seguir sin saber ni cómo se programa la máquina del café.

O sea, es como tener todos los ingredientes del mundo en la cocina… y no saber ni cascar un huevo.
(Spoiler: el conocimiento no está en lo que acumulas, sino en lo que entiendes, aplicas… y compartes).

Aquí empieza la madre del cordero:
La gestión del conocimiento organizacional.

Esa cosa tan seria que, si la haces bien, convierte tu empresa en una máquina de aprender y si no… en una fiesta del “¿alguien sabe cómo va esto?”. Y ahora que está de moda decir que la IA nos va a salvar la vida (cuando la mayoría apenas sabe distinguir a ChatGPT de un microondas), toca hablar claro:

La IA solo es útil si le damos conocimiento real, no paja corporativa.

Así que si quieres que tu IA pase de loro con WiFi a mente brillante con criterio empresarial, aquí van cinco tips de esos que valen su peso en servidores:

- 1. Lo que no se documenta, se pierde (y si solo lo sabe Paco, estamos jodidos)

Todos tenemos un Paco en IT que resuelve cosas misteriosas.
Pero si Paco se jubila o se va a Bali a montar un chiringuito vegano, se va con él el 80% del conocimiento crítico.

Acción directa: sesiones de transferencia con grabación, transcripción y clasificación. Si puedes, dale café y dale conversación. Que hable. Luego lo convertimos en conocimiento útil.

- 2. Un repositorio único (sí, único… no esa carpeta compartida con 73 subniveles que nadie entiende)

La IA necesita orden. Lo caótico no lo lleva bien. Y tú tampoco, seamos sinceros. Ponle todo en un sitio con sentido: políticas, vídeos, preguntas frecuentes, chascarrillos útiles… TODO.

Solución combo ganadora: SharePoint + Azure OpenAI o ChatGPT personalizado. O lo que tengas a mano… pero estructurado y accesible.

- 3. Etiquetas que sirvan (basta ya del "versión buena final AHORA-SÍ_DEF.pdf")

La IA no es adivina, ni tú tampoco. El etiquetado es clave. Si no se encuentra, es como si no existiera.

Herramientas como Notion, M-Files o IA como KIM de Keepeek pueden ayudar.
Y si usas RAG (Retrieval Augmented Generation), mejor.
(Sí, RAG. No es el mueble de Ikea. Es lo que hace que la IA busque bien).

- 4. Entrena tu IA como si fuera un becario… con superpoderes

La IA aprende de lo que le das. Si le das paja, te responde con paja. Si le das manuales buenos, formaciones grabadas y experiencias de tus Trainers… te contesta como el mejor experto.

Ejemplo real: PwC ya entrena GPTs privados con su info interna (fuente: PwC Global AI Report 2024).
¿Y tú? ¿A qué esperas?

- 5. Crea cultura de compartir (porque el conocimiento guardado no vale un pimiento)

Sin cultura, la tecnología no vale nada. Hay que hacer sexy el acto de compartir: gamifica, reconoce, haz que contribuir no sea un marrón, sino un motivo de orgullo.

¿Idea sencilla y resultona?: Leaderboard mensual de los que más aportan conocimiento.
Dale visibilidad. Dale cariño. Dale una taza si hace falta.

Y no olvides: igual que tú no paras de aprender, la IA también hay que reciclarla, actualizarla y mimarla.

Y el efecto secundario… es brutal

Cuando haces esto bien, se contagia. La gente entiende lo que es la IA, cómo se alimenta y por qué no hay que tenerle miedo. (Lo llaman awareness los consultores, tú lo llamas sentido común).

Y para que no digas que esto es solo palabrería:

"El conocimiento no es lo que sabes tú, es lo que todos pueden encontrar cuando tú no estás disponible."
(Y si encima se lo pueden preguntar a una IA entrenada por ti… gloria bendita).

Postdata para lectores con sonrisa fácil:

• Grock, Perplexity, Mistral, etc... no son primos de Shrek, sino IAs que hacen cosas chulas.

• La IA es una herramienta. No dejes que te gobierne la vida.

• Y sonríe. Siempre. Que no hay metadato que valga más que eso.