Tiempo y espacio

Un día típico en una típica oficina se parece a algo así:
Jake Knapp
Se trata de un día largo y ajetreado, pero no necesariamente productivo. Cada
reunión, cada mensaje de correo electrónico y cada llamada de teléfono
fragmentan la concentración e impiden que se realice el trabajo de verdad.
Cuando se juntan, todas estas interrupciones son como un avispero que cae sobre
el mantel del picnic de la productividad.
Hay montones de estudios acerca del coste de las interrupciones. Varios
investigadores de la Universidad George Mason descubrieron que las personas
escribían ensayos más cortos y de peor calidad cuando las interrumpían en pleno
trabajo. Varios investigadores de la Universidad de California, en Irvine,
publicaron un informe en el que se aseguraba que los trabajadores que sufrían
distracciones tardaban una media de veintitrés minutos en regresar a sus tareas.
(Tenemos pensado leer más estudios referentes a este tema, justo después de
contestar un mensaje de texto.)
No cabe la menor duda de que la fragmentación afecta a la productividad. Por
supuesto, nadie quiere trabajar de esta forma. Todos queremos encargarnos del
trabajo importante, y sabemos que el trabajo importante, sobre todo el esfuerzo
creativo necesario para solucionar grandes problemas, requiere de ingentes
cantidades de tiempo sin interrupciones.

Esa es una de las mayores ventajas de un sprint, que proporciona la excusa
perfecta para trabajar con un calendario vacío y un único objetivo del que
preocuparse. No hay continuas alternancias de un proyecto a otro ni
interrupciones aleatorias. Un día en un sprint es algo así:
Jake Knapp
Se empieza a las diez de la mañana y se termina a las cinco de la tarde, con
una hora para almorzar. Así es, solo se trabaja durante seis horas en un día de
sprint. Una jornada laboral más larga no implica mejores resultados. Al reunir al
grupo de personas adecuado, al estructurar las actividades y al eliminar
distracciones hemos descubierto que es posible realizar rápidos progresos con un
horario laboral razonable.
Los sprints requieren de mucha energía y concentración, pero el equipo no
podrá dar el máximo si sus miembros están estresados o cansados. Al empezar a
las diez de la mañana, les damos a todos la oportunidad de comprobar el correo
electrónico y ponerse al día antes de que la jornada comience. Al terminar antes
de que todos estén demasiado cansados, nos aseguramos de que haya energía
suficiente a lo largo de toda la semana.
Reservar cinco días completos en el calendario
Es un paso evidente, pero importante. El equipo del sprint tiene que estar en la
misma habitación de lunes a jueves desde las diez de la mañana hasta las cinco
de la tarde. La prueba del viernes empieza un poco antes, a las nueve de la mañana.

¿Por qué cinco días? Hemos intentado realizar sprints más cortos, pero eran
agotadores y no nos daba tiempo a construir y a probar un prototipo. Hemos
experimentado con sprints de seis semanas, de un mes y de diez días. Nunca
conseguimos nada mejor de lo que conseguíamos en una semana. Los fines de
semana provocaban cortes en la continuidad. Las distracciones y las pérdidas de
tiempo hacían su aparición, y cuanto más tiempo teníamos para trabajar, más
apego sentíamos por nuestras ideas y, a su vez, menos dispuestos estábamos a
aprender de nuestros colegas y de nuestros clientes.
Cinco días proporcionaban la urgencia necesaria para aumentar la
concentración y eliminar debates innecesarios, pero también el tiempo
imprescindible para construir y probar un prototipo sin acabar agotados. Y dado
que la mayoría de las empresas tienen una semana laboral de cinco días, es
factible incluir un sprint de cinco días en el calendario ya existente.
El equipo se tomará un breve descanso a media mañana (alrededor de las
once), una hora para almorzar (sobre la una) y un breve descanso por la tarde
(alrededor de las tres y media). Estos descansos son una especie de «válvula para
liberar tensión» que permiten a los integrantes del equipo reposar la cabeza y
ponerse al día del trabajo que tienen fuera del sprint.
Dentro de la sala, todos estarán concentrados al cien por cien en el desafío del
sprint. El equipo en su totalidad tiene que apagar los portátiles y guardar los
móviles.
La regla de «prohibidos los dispositivos»

Durante un sprint, el tiempo es oro, de modo que no podemos permitirnos
distracciones en la sala. Para ello existe una regla muy sencilla: ni portátiles, ni
móviles, ni iPads. Nada de gafas de realidad virtual. Para los lectores del futuro,
nada de hologramas. Si el lector procede del pasado, nada de Game Boy.
Estos dispositivos pueden eliminar el empuje de un sprint. Mirar una pantalla
resta atención a lo que sucede en la sala y no podremos ayudar al equipo. Peor
todavía, quien está utilizando el dispositivo lanza el mensaje inconsciente de que
«este trabajo no le interesa».
Pasar sin estos dispositivos puede resultar incómodo al principio, pero es muy
liberador. Y no hay que preocuparse, el aislamiento no será absoluto. Para
asegurarnos de que nadie se pierde algo importante, hay dos excepciones a la
regla de «prohibidos los dispositivos»:
Jake Knapp
1. Está permitido comprobarlos durante el descanso.
2. Está permitido salir de la sala para comprobar el dispositivo. En
cualquier momento, sin problemas. Se puede aceptar una llamada,
comprobar el correo electrónico, enviar un tuit, lo que sea… pero fuera de
la sala.
Los dispositivos se utilizarán para fines concretos, como para mostrarle algo
al equipo al completo y, los jueves, para realizar los prototipos. No somos tan
malos…
Los participantes deben saber con antelación de que en el sprint estarán
prohibidos los dispositivos, pero que podrán salir de la sala en cualquier
momento. Esa cláusula de escape permite a gente muy atareada participar en el
sprint sin perder la pista de su trabajo habitual. La combinación de una semana
libre de trabajo y la prohibición de usar dispositivos proporciona al equipo una
atención extraordinaria. Para estar seguros de que tanto el tiempo como la